Scope Creep: Cómo evitar los cambios no controlados en tu proyecto

Adviser Cloud
12 de septiembre de 2023
CONSEJOS/ESTRATEGIAS

El Scope Creep es un fenómeno que ocurre cuando se producen cambios no controlados en el alcance de un proyecto. Esto puede hacer que el equipo se desvíe de su propósito y se exceda en tiempo y presupuesto. Las causas pueden ser objetivos poco claros, gerentes de proyectos débiles o falta de control de cambios. En este artículo, se describen las causas del Scope Creep y se proponen herramientas para evitarlo.

También se ofrecen consejos para gestionar proyectos y se explica cómo crear un Brief.

Índice

¿Qué es el Scope Creep?

El Scope Creep es un fenómeno que sucede en proyectos cuando ocurren cambios no controlados en el alcance original del mismo. Esto puede ser causado por una variedad de factores, como objetivos poco claros, carencia en la identificación apropiada de lo que se requiere, falta de control de cambios, gerentes de proyecto débiles y clientes maliciosos. El Scope Creep puede perjudicar en gran medida el éxito de un proyecto, ya que puede desviar al equipo de su propósito original, lo que da lugar a exceder los presupuestos y cronogramas originales además de generar costes adicionales. Por lo tanto, es importante tomar medidas adecuadas para prevenir el Scope Creep.

Causas del Scope Creep

El Scope Creep puede ocurrir por varias causas, siendo necesario para evitarlo el tener definición, documentación y control adecuados del alcance del proyecto. A continuación, se detallan algunas de las principales causas que pueden generar un Scope Creep:

Objetivos poco claros

La falta de definición clara y precisa de los objetivos del proyecto es una de las principales causas del Scope Creep. Si los objetivos no están bien definidos, es probable que los miembros del equipo de proyecto se desvíen de su propósito original y empiecen a realizar tareas adicionales que no estaban previstas en principio.

Gerente de proyecto débil

Un gerente de proyecto débil o poco experimentado también puede causar Scope Creep en el proyecto. Es necesario que el gerente de proyecto sea capaz de definir y documentar adecuadamente el alcance del proyecto y de controlar los cambios una vez iniciado.

Carencia de la identificación inicial apropiada

La carencia de una identificación inicial adecuada de los requerimientos del proyecto es otra de las causas del Scope Creep. Si no se identifican adecuadamente los requerimientos del proyecto desde el comienzo, es probable que se produzcan nuevos requerimientos a medida que el proyecto avanza.

Falta de control de cambios

La falta de control de cambios es otra de las causas del Scope Creep. Es importante establecer un proceso definido de cómo se harán los cambios y quiénes los harán, establecer un número determinado de personas que puedan solicitar los cambios y un número limitado de personas para otorgarlos, escribir todas las condiciones en un contrato, comunicarse claramente con el cliente y las personas involucradas en el proyecto, hacer que el cliente conozca el costo de los cambios y cumplir con lo que acuerden para fortalecer la reputación.

Clientes maliciosos

Los clientes maliciosos, aquellos que quieren aprovechar el proyecto para obtener beneficios extra sin tener que pagar por ello, también pueden ser una causa del Scope Creep. Un cliente malicioso puede solicitar cambios adicionales sin importar el presupuesto o el alcance original del proyecto, lo que puede afectar negativamente su resultado final. Para evitar esto, es importante tener una comunicación efectiva con el cliente y establecer límites claros en la cantidad de solicitudes que pueden hacer.

Impacto del Scope Creep

El impacto del Scope Creep en un proyecto puede ser significativo. Cuando ocurren cambios no controlados en el alcance, el equipo de proyecto puede desviarse del propósito original, lo que puede ocasionar retrasos y aumentar los costos. El Scope Creep puede afectar también la calidad del producto final, ya que se pueden sacrificar funcionalidades importantes para incluir nuevos requerimientos.

Aumento en el tiempo y el presupuesto

Los cambios no controlados en el alcance pueden requerir más tiempo y recursos para completar el proyecto.
El equipo de proyecto puede tener que invertir un tiempo valioso para adaptarse a los cambios y redefinir el alcance original.
Esto puede llevar a aumentos significativos en los costos del proyecto y a retrasos en las entregas.

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Disminución en la calidad del producto

La inclusión de cambios no planificados puede resultar en una disminución en la calidad del producto final.
El equipo puede verse obligado a saltarse pasos importantes en el proceso de desarrollo para poder incluir nuevas funcionalidades.
Esto puede llevar a que el producto final no cumpla con los estándares de calidad requeridos.

Tensión en las relaciones entre las partes interesadas

El Scope Creep puede causar tensión entre las partes interesadas, especialmente entre el equipo de proyecto y el cliente.
Los cambios no controlados en el alcance pueden generar desacuerdos sobre el tiempo y el presupuesto del proyecto.
Esto puede afectar la confianza del cliente en el equipo de proyecto y obstaculizar la comunicación efectiva.

Cómo prevenir el Scope Creep

El Scope Creep puede prevenirse si se establecen medidas efectivas en el momento adecuado. Es importante contar con un proceso definido de cómo se harán los cambios y quiénes los harán, de forma que la gestión del cambio en el proyecto no afecte la planificación inicial.

Establecer un proceso de gestión de cambios

Un buen proceso de gestión de cambios debe incluir una descripción detallada del problema, una estimación de los costos y un análisis de las opciones disponibles. También es importante establecer en éste quiénes pueden solicitar cambios y quiénes los deben aprobar.

Definir el alcance del proyecto

Definir claramente los límites del proyecto y su alcance ayudará a minimizar los cambios no controlados. Es necesario definir qué se incluye en el proyecto y qué no.

Establecer límites en la cantidad de solicitudes

Es importante establecer un número determinado de personas que puedan solicitar los cambios para evitar una avalancha de solicitudes que pudiera afectar la gestión del proyecto. Por ejemplo, se puede establecer que sólo los gerentes o supervisores tienen el derecho de presentar solicitudes de cambio.

Comunicación efectiva con las partes interesadas

La comunicación efectiva con las partes interesadas es esencial para prevenir el Scope Creep. No sólo se trata de informar sobre el proyecto desde el principio, sino también de mantener una comunicación constante y transparente en todo momento.

Establecer un número determinado de miembros que puedan solicitar o conceder cambios

Establecer un número determinado de miembros que puedan solicitar o conceder cambios ayudará a limitar las solicitudes de cambio sin control. A veces, los equipos de proyecto pueden sentir la necesidad de cambiar algo simplemente para hacer su trabajo y esto no siempre sería beneficioso para el proyecto en su conjunto. Se debe establecer en éste quiénes pueden solicitar cambios y quiénes los deben aprobar.

Brief del proyecto

Es importante tener en cuenta las metas y los objetivos del proyecto, especialmente al establecer requisitos. Por lo tanto, es necesario crear un Brief que sirva de guía para los equipos de proyecto en cuanto a las expectativas, objetivos y alcance. Un Brief también puede ayudar a los equipos de proyecto a comprender el papel y las responsabilidades asociadas a su trabajo.

Gestión de proyectos

Un buen gerente de proyectos es esencial para prevenir el Scope Creep. Se debe contar con una gestión efectiva del tiempo para establecer prioridades, gestionar posibles disputas y monitorizar los recursos del proyecto.

Brief del proyecto: Cómo crear uno para evitar el Scope Creep

Crear un Brief efectivo es esencial para prevenir el Scope Creep. Un Buen Brief permite a los equipos de proyecto tener una comprensión clara de los objetivos, las metas y los requisitos del proyecto desde el principio, lo que puede ayudar a prevenir los cambios no controlados a medida que avanzan.

Participar activamente en la gestión del proyecto

Asegurarse de que los equipos de proyecto se sientan integrados y comprometidos con su trabajo es esencial para garantizar una gestión efectiva del proyecto. Participar activamente, especialmente en la gestión de cambios, puede marcar la diferencia entre en el éxito y el fracaso del proyecto.

Herramientas para gestionar el Scope Creep

Además de aprender cómo prevenir el Scope Creep, es importante contar con herramientas que permitan gestionar eficientemente los cambios en el alcance del proyecto. A continuación, se presentan algunas de las herramientas más útiles:

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que ofrece diferentes planes para su uso. Esta herramienta permite generar flujos de trabajo, gestionar el cronograma de un proyecto, crear tableros Kanban y automatizar acciones. Asana ofrece también plantillas para diferentes casos de uso y el seguimiento de solicitudes, lo que la hace una herramienta completa y efectiva para gestionar el Scope Creep.

Plantillas y automatizaciones

Otra herramienta para gestionar el Scope Creep son las plantillas y automatizaciones. Estas herramientas permiten crear procesos estandarizados y automatizar tareas, lo que garantiza la consistencia y eficiencia en la gestión del proyecto. Las plantillas ofrecen una estructura predefinida para las solicitudes de cambio, lo que facilita su manejo y seguimiento. Por otro lado, las automatizaciones disminuyen el riesgo de errores humanos, ya que realizan tareas rutinarias y repetitivas de forma automatizada.

Consejos para evitar el Scope Creep

A continuación, se presentan algunos consejos que pueden ayudar a prevenir el Scope Creep durante la gestión de proyectos.

Conocer el tamaño del proyecto

Es importante conocer el tamaño del proyecto antes de iniciar su gestión. Esto evita que se definan objetivos poco realistas. El tamaño del proyecto también ayuda a establecer un cronograma y un presupuesto realista.

Establecer un presupuesto realista

Se debe establecer un presupuesto que sea realista y que cubra todos los costos que puedan surgir. Esto debe incluir los costos de personal, materiales y cualquier otro gasto adicional. Es importante tener en cuenta que, si bien un presupuesto bajo puede parecer atractivo, es más probable que conduzca a un Scope Creep.

Priorizar las cosas más importantes

Es esencial priorizar las cosas más importantes en un proyecto. Se debe definir claramente qué es lo más importante para el éxito del proyecto y enfocarse en ello. La priorización también debe incluir la asignación de recursos y tiempo de manera efectiva.

Crear un plan de proyecto detallado

Se debe crear un plan de proyecto detallado que tenga en cuenta todas las etapas y los posibles riesgos y obstáculos. Este plan también debe incluir la asignación de recursos y la asignación de responsabilidades.

Conocer el tamaño del proyecto
Establecer un presupuesto realista
Priorizar las cosas más importantes
Crear un plan de proyecto detallado