El inventario de material es una tarea importante para cualquier negocio. En este artículo, te mostraremos plantillas con diferentes formatos de inventario, incluyendo herramientas gratuitas y cómo hacer un inventario en Excel. También exploraremos las funciones populares en el inventario de material y cómo gestionar la relación con tus clientes. Además, veremos la selección de software de inventario y la incorporación de proveedores de servicios. Por último, hablaremos de la importancia de los partners en el inventario de material. ¡Sigue leyendo para obtener más información!

 

Todos sabemos que realizar un inventario mensual, trimestral o anual es una tarea muy menospreciada por los autónomos y empresas. Pero es un elemento imprescindible para que las ventas de productos sean correctas y el flujo de caja sea ideal reportando en las gráficas la subida de beneficios.

Estate atent@ ya que este artículo te va a interesar mucho, si quieres tener un buen flujo de stock.

Empecemos por lo fundamental:

¿Qué es un inventario?

Economipedia define el inventario como "el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica". Es decir:
Es un documento en el que quedan reflejadas todas las pertenencias de un individuo o una empresa.
Habitualmente, se utiliza dentro de las organizaciones para tomar nota de materias primas, existencias, cantidades, características, etc.

Ya sabiendo que es un inventario, pasemos a tratar los tipos de inventarios de las empresas, que pocas empresas saben cómo distinguir.

Los diferentes tipos de inventario

Si, el inventario también tiene categorías o distinciones en función del producto que estés almacenando en tus instalaciones. Esto pocas empresas saben distinguirlo y es una de las razones de perdida de tiempo a la hora de revisar las unidades disponibles.
Los inventarios están presentes en toda la cadena de suministro desde la fuente del flujo de material hasta el consumo, la eliminación o la destrucción de sus componentes. Los inventarios se clasifican por ubicación, por función, por tiempo, por volumen y demanda.

Inventarios de naturaleza

Materias primas.
Suministros de fábrica.
Productos en proceso de fabricación.
Productos procesados.

Inventarios de Periodicidad

Anual.
Periódico o rotativo.
Permanente.

¿Qué objetivo perseguimos con el inventario?

Muy fácil, saber en todo momento el volumen de existencias de las que contamos en almacén para poder predecir pedidos a proveedores y estimación de ventas en un periodo de tiempo. Esta parte, se denomina control de Stock.

Ahora vamos a romper un mito de los más importantes en la gestión del inventario.

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¿Un mito?
Si, el inventario también tiene mitos y muy gordos. Te voy a nombrar el principal.

El inventario no sirve para las empresas de servicios. Tampoco para las pequeñas empresas.

¿En serio? ¿Y por qué no?
¿Una empresa de servicios no tiene existencias?

Muebles
Equipo informático
material de oficina.
Vehículos
ETC…

Por no alargarme mucho en este tema, sea cual sea el tamaño de tu empresa o si es de productos/servicios, debes saber controlar tu inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la toma de decisión d compra y ahorrar gastos innecesarios.

Recuerda que una buena gestión de tu inventario repercute directamente en el buen funcionamiento de la rentabilidad de tu empresa.

Obligación legal del inventario

En este caso, hablamos de la contabilidad, necesitamos realizar inventarios anuales para proyectar una imagen real de nuestro patrimonio y de nuestros resultados. Es el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
En este libro, se reflejan Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.

La importancia de una buena rotación del inventario

Para llevar una buena gestión del inventario, hace años era impensable para negocios pequeños, solo estaba al alcance de medianas o grandes empresas. Hoy en día, con los ERP y CRM en la nube, tenemos un gran abanico de posibilidades para llevar a cabo nuestro inventario de una forma económica y ágil.
Si eres un autónomo o empresa de servicios con un stock pequeño, Puedes utilizar el software de Adviser esssentials.

En cambio, si eres una mediana o gran empresa, el software perfecto es Adviser Expansión. Donde te permitirá extraer métricas más claras y tener un control de todos los flujos de ventas y fabricación.

Piensa que un buen inventario te ahorra gastos innecesarios como hacer pedidos duplicados, caducidad de expiración o por robos y dañado del material.

Mi opinión es que con un buen software de gestión de almacenes, inventarios trazabilidad y lotes, te ahorrarás mucho tiempo de revisión, y encima podrás pagar menos impuestos, porque así te deducirás el 100% del consumo real de materiales y productos. ¿Quién no quiere pagar menos impuestos?

Ahora vamos con los trucos para realizar un buen inventario:

Consejos para hacer un buen inventario

Mira, Esta parte es la más importante. Si ya tienes un inventario y quieres optimizarle o tienes pensado empezar uno aquí aprenderás tips para mejorarlo.

1 Cuenteo eficaz de un inventario: si tienes una oficina, un almacén de distribución o similar, puedes realizar el cuenteo por unidades. En cambio, si tienes un restaurante o similar, realízalo mejor por peso. De esta forma haremos un bajo coste de gestión para realizar el inventario.

2 Precio medio de compra: Uno de los valores más importantes y menos utilizados, es el valor medio de compra por producto. Esto te dirá si el proveedor actual que tienes, te conviene o deberías de empezar a negociar con ellos o buscarte uno nuevo. Muchas empresas no saben que su proveedor le ha subido e precio por producto, por lo cual, no cambian precios y empiezan a perder beneficios. Se dan cuenta cuando están en pérdidas o el gráfico de beneficios baja.

3 Utilizar software de gestión en la nube: La mayoría de las empresas, o tienen un programa anticuado o directamente lo controlan en Excel. Si, Excel. Nosotros también nos escandalizamos cuando nos vienen clientes con una gestión en Excel de inventario. Y sobre todo cuando tienen varias hojas y diferentes versiones cada trabajador. Aquí te recomendamos si eres un autónomo Adviser Essentials y si tienes un gran almacén o eres distribuidor, te recomendamos Adviser expansión. Tienes en ambos 14 días de prueba gratis.

4 Control, control y control: Puedes llevar buenas prácticas como hacer que el recuento de inventario lo realizo otro departamento al de almacén, realizar muestreos aleatorios.

5 estandarizar los sistemas: Nos referimos al estandarizar los sistemas con lectores de códigos de barras, Tener un buen etiquetado de los productos y lotes.

6 estandarizar fechas de control: Te recomendamos que realices inventariado en los momentos de menos almacén o menos flujo de pedidos. Así ahorrarás tiempo de gestión de almacenes.

Utiliza un software de control de stock

Te seguimos insistiendo en que utilices un programa que controle tu stock en tiempo real y en la nube. No te puedes imaginar la de casos que nos encontramos mensualmente con procesos de control en Excel o con programas muy antiguos que ya no se actualizan y están desfasados.

Repercuten grandes beneficios para tu empresa:

Optimización de los almacenes.
Disminuye el tiempo de la preparación de pedidos a proveedores.
Exporta informes en segundos. Ten el control total en todo momento.
Programa alertas cuando el stock esté llegando a su mínimo.
Mejor comunicación con todos los departamentos.
Predice como está creciendo tu negocio y que productos son los más vendidos.

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En cambio, si tienes un pequeño almacén…

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Plantillas con diferentes formatos de inventario

Las plantillas son una herramienta útil para llevar a cabo un inventario de material de manera eficiente y organizada. A continuación, se presentan diferentes formatos que puedes utilizar para realizar tu inventario:

Herramientas gratuitas

• Hoja de cálculo: El uso de programas como Microsoft Excel o Google Sheets te permite crear una plantilla personalizada para tu inventario. Puedes utilizar columnas para registrar detalles como la descripción del material, la cantidad disponible, el precio unitario y la ubicación física.
• Software de gestión de inventario: Existen diversas herramientas gratuitas en línea que ofrecen plantillas predefinidas para llevar un control detallado de tu inventario. Estas herramientas te permiten organizar y categorizar tus materiales de manera eficiente.
• Aplicaciones móviles: También puedes utilizar aplicaciones móviles gratuitas diseñadas específicamente para la gestión de inventarios. Estas aplicaciones suelen ofrecer características adicionales, como la capacidad de escanear códigos de barras o QR para agilizar el proceso de registro.

Cómo hacer un inventario en Excel

Microsoft Excel es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de inventarios debido a su versatilidad y facilidad de uso. Aquí tienes un resumen de los pasos para crear tu plantilla de inventario en Excel:

1. Abre un nuevo documento de Excel y crea las columnas requeridas para los datos de inventario, como el nombre del material, la cantidad disponible, el precio, etc.
2. Ingresa los datos correspondientes a cada material en las filas correspondientes. Puedes utilizar fórmulas o funciones de Excel para calcular automáticamente el valor total de cada material o generar informes.
3. Utiliza filtros y herramientas de búsqueda para encontrar rápidamente información específica en tu inventario.
4. Actualiza regularmente tu plantilla de inventario a medida que se produzcan cambios en los niveles de existencias.

Recuerda guardar regularmente tu plantilla de inventario para evitar la pérdida de datos. Además, puedes personalizar tu plantilla de Excel según tus necesidades específicas y agregar elementos adicionales, como gráficos o tablas dinámicas, para obtener una visualización más clara de tus datos de inventario.

Funciones populares en el inventario de material

En el ámbito de la gestión de inventario de material, existen varias funciones populares que resultan fundamentales para mantener un control efectivo y preciso. Estas funciones permiten llevar un registro detallado de todos los elementos presentes en el inventario, así como facilitar las tareas de seguimiento, organización y reposición. A continuación, se detallan algunas de las funciones más destacadas:

• Registro de entradas y salidas: Esta función consiste en anotar todas las transacciones de entrada y salida de material en el inventario. Es esencial para tener un seguimiento exhaustivo y conocer en todo momento la cantidad de material disponible.
• Control de stock: La función de control de stock permite mantener actualizado el nivel de existencias de cada producto. Mediante esta función, es posible realizar análisis y pronósticos de demanda, evitar roturas de stock y tomar decisiones estratégicas sobre la reposición de material.
• Etiquetado y categorización: Es recomendable asignar etiquetas o códigos a cada elemento del inventario para identificarlos de forma única. Además, es útil categorizar los productos por tipo, marca o características para agilizar la búsqueda y facilitar la gestión.
• Alertas de reabastecimiento: Esta función consiste en establecer umbrales de stock mínimo y máximo para cada producto. Cuando la cantidad de un artículo alcanza el umbral mínimo, se generan alertas automáticas que notifican la necesidad de realizar un nuevo pedido o reabastecer el inventario.
• Monitorización de caducidad: Si se trabaja con materiales perecederos o con fecha de caducidad, es importante contar con una función que permita monitorear y gestionar adecuadamente las fechas de vencimiento. Esto asegurará que los productos caducados sean eliminados del inventario y se evite cualquier riesgo para los clientes o la empresa.

Estas son solo algunas de las funciones más comunes en la gestión de inventarios de material. Cabe destacar que la elección de las funciones dependerá de las necesidades y características específicas de cada negocio. La implementación de estas funciones, junto con una adecuada planificación y organización, garantizará un inventario de material eficiente y optimizado, permitiendo así satisfacer las demandas de los clientes y maximizar la rentabilidad de la empresa.

Empresa y clientes en el inventario de material

En esta sección, abordaremos la importancia de tener en cuenta a la empresa y a los clientes al realizar un inventario de material. Tanto la selección de software de inventario como la incorporación de proveedores de servicios juegan un papel fundamental en este proceso.

3.1. Selección de software de inventario

Cuando se trata de realizar un inventario de material de manera eficiente, contar con el software adecuado puede marcar la diferencia. Las opciones de software de inventario son diversas, por lo que es importante evaluar las necesidades específicas de la empresa antes de tomar una decisión.

Al seleccionar un software de inventario, es esencial considerar las siguientes características:

• Funcionalidad: el software debe permitir el seguimiento preciso de los productos, su ubicación y su cantidad.
• Integración: es importante que el software se integre con otros sistemas de gestión utilizados en la empresa, como el sistema de gestión de pedidos o el sistema de gestión de almacenes.
• Facilidad de uso: el software debe ser intuitivo y fácil de utilizar, para que tanto el personal encargado del inventario como otros miembros del equipo puedan utilizarlo sin problemas.
• Escalabilidad: es recomendable elegir un software que pueda adaptarse al crecimiento de la empresa y a las necesidades de inventario en el futuro.

3.2. Incorporación de proveedores de servicios

Contar con proveedores de servicios confiables y eficientes puede optimizar el proceso de inventario de material. Estos proveedores pueden encargarse de tareas específicas como el etiquetado de productos, la gestión de activos o la coordinación logística.

Al incorporar proveedores de servicios, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Experiencia y reputación: es fundamental seleccionar proveedores con experiencia en el sector y buenas referencias de otros clientes.
• Capacidad de adaptación: los proveedores deben ser capaces de adaptarse a las necesidades específicas de la empresa y ofrecer soluciones personalizadas.
• Calidad del servicio: es importante asegurarse de que los proveedores ofrezcan un servicio de calidad, cumpliendo con los plazos y requisitos acordados.
• Costo-beneficio: se deben evaluar los costos de los servicios y compararlos con los beneficios que aportan a la empresa.

Partners en el inventario de material

En la gestión del inventario de material, es fundamental contar con socios estratégicos que puedan ayudar a optimizar este proceso. Los partners en el inventario de material pueden ser proveedores de servicios, distribuidores o incluso otras organizaciones con las cuales se establecen alianzas.

Trabajar con partners en el inventario de material tiene diversas ventajas. En primer lugar, permite acceder a una red más amplia de proveedores y distribuidores, lo cual facilita la búsqueda de materiales y reduce los tiempos de entrega. Además, estos partners suelen contar con experiencia y conocimiento especializado en la gestión del inventario, lo que puede resultar de gran utilidad para la empresa.

Los partners también pueden brindar servicios complementarios, como la logística de transporte y almacenamiento, lo que permite a la empresa externalizar ciertos aspectos del inventario y centrarse en su actividad principal. Esto puede generar eficiencias en los procesos y reducir costes operativos.

Es importante establecer relaciones colaborativas y de confianza con los partners en el inventario de material. En este sentido, es recomendable establecer acuerdos claros y negociar condiciones ventajosas que beneficien a ambas partes. La comunicación constante y la retroalimentación son clave para mantener una buena relación y garantizar un flujo efectivo de materiales.

Además, es recomendable realizar evaluaciones periódicas a los partners, con el fin de asegurarse de que cumplen con los estándares de calidad y eficiencia establecidos. Esto permitirá identificar posibles mejoras y ajustes necesarios en la gestión del inventario.

 

 

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