Reduce tus costes con un buen inventario

Todos sabemos que realizar un inventario mensual, trimestral o anual es una tarea muy menospreciada por los autónomos y empresas. Pero es un elemento imprescindible para que las ventas de productos sean correctas y el flujo de caja sea ideal reportando en las gráficas la subida de beneficios.

Estate atent@ ya que este artículo te va a interesar mucho, si quieres tener un buen flujo de stock.

Empecemos por lo fundamental:

¿Qué es un inventario?

Economipedia define el inventario como "el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica". Es decir:
Es un documento en el que quedan reflejadas todas las pertenencias de un individuo o una empresa.
Habitualmente, se utiliza dentro de las organizaciones para tomar nota de materias primas, existencias, cantidades, características, etc.

Ya sabiendo que es un inventario, pasemos a tratar los tipos de inventarios de las empresas, que pocas empresas saben cómo distinguir.

Los diferentes tipos de inventario

Si, el inventario también tiene categorías o distinciones en función del producto que estés almacenando en tus instalaciones. Esto pocas empresas saben distinguirlo y es una de las razones de perdida de tiempo a la hora de revisar las unidades disponibles.
Los inventarios están presentes en toda la cadena de suministro desde la fuente del flujo de material hasta el consumo, la eliminación o la destrucción de sus componentes. Los inventarios se clasifican por ubicación, por función, por tiempo, por volumen y demanda.

Inventarios de naturaleza

Materias primas.
Suministros de fábrica.
Productos en proceso de fabricación.
Productos procesados.

Inventarios de Periodicidad

Anual.
Periódico o rotativo.
Permanente.

¿Qué objetivo perseguimos con el inventario?

Muy fácil, saber en todo momento el volumen de existencias de las que contamos en almacén para poder predecir pedidos a proveedores y estimación de ventas en un periodo de tiempo. Esta parte, se denomina control de Stock.

Ahora vamos a romper un mito de los más importantes en la gestión del inventario.

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¿Un mito?
Si, el inventario también tiene mitos y muy gordos. Te voy a nombrar el principal.

El inventario no sirve para las empresas de servicios. Tampoco para las pequeñas empresas.

¿En serio? ¿Y por qué no?
¿Una empresa de servicios no tiene existencias?

Muebles
Equipo informático
material de oficina.
Vehículos
ETC…

Por no alargarme mucho en este tema, sea cual sea el tamaño de tu empresa o si es de productos/servicios, debes saber controlar tu inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la toma de decisión d compra y ahorrar gastos innecesarios.

Recuerda que una buena gestión de tu inventario repercute directamente en el buen funcionamiento de la rentabilidad de tu empresa.

Obligación legal del inventario

En este caso, hablamos de la contabilidad, necesitamos realizar inventarios anuales para proyectar una imagen real de nuestro patrimonio y de nuestros resultados. Es el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
En este libro, se reflejan Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias y Balances de Sumas y Saldos trimestrales.

La importancia de una buena rotación del inventario

Para llevar una buena gestión del inventario, hace años era impensable para negocios pequeños, solo estaba al alcance de medianas o grandes empresas. Hoy en día, con los ERP y CRM en la nube, tenemos un gran abanico de posibilidades para llevar a cabo nuestro inventario de una forma económica y ágil.
Si eres un autónomo o empresa de servicios con un stock pequeño, Puedes utilizar el software de Adviser esssentials.

En cambio, si eres una mediana o gran empresa, el software perfecto es Adviser Expansión. Donde te permitirá extraer métricas más claras y tener un control de todos los flujos de ventas y fabricación.

Piensa que un buen inventario te ahorra gastos innecesarios como hacer pedidos duplicados, caducidad de expiración o por robos y dañado del material.

Mi opinión es que con un buen software de gestión de almacenes, inventarios trazabilidad y lotes, te ahorrarás mucho tiempo de revisión, y encima podrás pagar menos impuestos, porque así te deducirás el 100% del consumo real de materiales y productos. ¿Quién no quiere pagar menos impuestos?

Ahora vamos con los trucos para realizar un buen inventario:

Consejos para hacer un buen inventario

Mira, Esta parte es la más importante. Si ya tienes un inventario y quieres optimizarle o tienes pensado empezar uno aquí aprenderás tips para mejorarlo.

1 Cuenteo eficaz de un inventario: si tienes una oficina, un almacén de distribución o similar, puedes realizar el cuenteo por unidades. En cambio, si tienes un restaurante o similar, realízalo mejor por peso. De esta forma haremos un bajo coste de gestión para realizar el inventario.

2 Precio medio de compra: Uno de los valores más importantes y menos utilizados, es el valor medio de compra por producto. Esto te dirá si el proveedor actual que tienes, te conviene o deberías de empezar a negociar con ellos o buscarte uno nuevo. Muchas empresas no saben que su proveedor le ha subido e precio por producto, por lo cual, no cambian precios y empiezan a perder beneficios. Se dan cuenta cuando están en pérdidas o el gráfico de beneficios baja.

3 Utilizar software de gestión en la nube: La mayoría de las empresas, o tienen un programa anticuado o directamente lo controlan en Excel. Si, Excel. Nosotros también nos escandalizamos cuando nos vienen clientes con una gestión en Excel de inventario. Y sobre todo cuando tienen varias hojas y diferentes versiones cada trabajador. Aquí te recomendamos si eres un autónomo Adviser Essentials y si tienes un gran almacén o eres distribuidor, te recomendamos Adviser expansión. Tienes en ambos 14 días de prueba gratis.

4 Control, control y control: Puedes llevar buenas prácticas como hacer que el recuento de inventario lo realizo otro departamento al de almacén, realizar muestreos aleatorios.

5 estandarizar los sistemas: Nos referimos al estandarizar los sistemas con lectores de códigos de barras, Tener un buen etiquetado de los productos y lotes.

6 estandarizar fechas de control: Te recomendamos que realices inventariado en los momentos de menos almacén o menos flujo de pedidos. Así ahorrarás tiempo de gestión de almacenes.

Utiliza un software de control de stock

Te seguimos insistiendo en que utilices un programa que controle tu stock en tiempo real y en la nube. No te puedes imaginar la de casos que nos encontramos mensualmente con procesos de control en Excel o con programas muy antiguos que ya no se actualizan y están desfasados.

Repercuten grandes beneficios para tu empresa:

Optimización de los almacenes.
Disminuye el tiempo de la preparación de pedidos a proveedores.
Exporta informes en segundos. Ten el control total en todo momento.
Programa alertas cuando el stock esté llegando a su mínimo.
Mejor comunicación con todos los departamentos.
Predice como está creciendo tu negocio y que productos son los más vendidos.

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En cambio, si tienes un pequeño almacén…

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