¿Qué es el método GTD?

Podemos definirlo como una metodología sencilla de gestión de proyectos pero por eso no menos importante ya que muchos trabajadores y empresas están buscando tener una mayor productividad añadiéndolo como un objetivo primordial en su día a día, sobre todo si te dedicas a la gestión de proyectos, coordinación de equipos entre otras tareas de gestión y coordinación.
Hablamos hoy del método GTD, uno de los métodos más usados hoy en día para llegar a una gran productividad en todas las tareas que realices sin provocar un caos en tu mente pudiendo así hacer más de las que hay propuestas en tu día.
Puede ser que sea algo realmente complejo de llevar a cabo a no ser que seas un director de proyectos y estés más familiarizado.

El método GTD (Getting Things Done)

El método GTD nació de la mano de David Allen un instructor de productividad empresarial. El significado en español de las siglas GTD viene a ser “Organízate con eficacia” y es que el objetivo de este método es obtener la mayor productividad descargando de la mente , todos los detalles, proyectos y otras cosas que ocupan nuestra cabeza de manera superflua. Define un proyecto como cualquier resultado deseado que requiere más de una acción.

David Allen, propone guardar todas esas cosas innecesarias en un lugar específico de nuestra mente al que no recurrir. El objetivo es hacer todas las tareas sin agobios pero eficientemente. ¿Cómo? Mediante listas de cosas a ejecutar y completar.
¿Parece sencillo verdad? Tras su sencillez, tenemos que tener una disciplina muy severa para poder llevarla a cabo, si no, será imposible y volveremos al caos.

Según el PMBoK, un proyecto es cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. De esta definición se desprenden algunos conceptos importantes:

• Un proyecto es temporal: es una acción que tiene un principio y un final marcando unos objetivos a cumplir para realizar un servicio o un producto final. Pueden durar días, meses o años. Algo que sea una tarea repetitiva en el tiempo no se considera un proyecto.
• Un proyecto ofrece resultados únicos y cuantificables: Como por ejemplo realizar un software para un cliente y definir muy bien los objetivos para tener los resultados esperados.
• Un proyecto requiere de una ejecución gradual: se realiza en fases y se va definiendo de forma incremental. Se define de forma general al principio y se va concretando según vayamos detectando las necesidades.

¿Cómo hacer la metodología GTD?

Hay que recopilar todas las tareas que hay que realizar en un listado.
Ninguna de las tareas tiene más prioridad que otra. Todas tienen la misma importancia dando igual el orden en la lista.

Como comentamos, es muy importante llevar una constancia y una disciplina para poder desarrollar bien la metodología. Hay herramientas muy potentes de software para la metodología GTD como tenemos en Adviser Cloud.
Con un software organizativo podrás realizar las acciones de la siguiente manera:

Clasifica todas tus acciones por categorías como por ejemplo, Hogar, Trabajo, ocio, entre otras.
Crea todas las listas dentro de cada categoría y después redacta todas las tareas que tienes que realizar, como por ejemplo, en la categoría Trabajo, añadimos una lista llamada Correos y dentro añadimos una acción llamada Enviar mail con el presupuesto a Rosa.
Una vez que ya tenemos todas las categorías listas junto con las listas y sus acciones, ya nada más queda ir marcando como completadas las acciones e ir mirando cual nos queda por completar.
Importante, una vez marcada una acción como completada, no debería volver al estado sin completar.

Consejos para las acciones a completar en GTD

Antes de realizar cualquier acción, deberías de realizarte las siguientes preguntas:

1. ¿Puedo delegar la acción en alguien?
2. ¿Es información importante como referencia?
3. ¿Puedo borrarlo y no cumplir la tarea?
4. ¿Se puede hacer en poco tiempo?

Si todas estas preguntas dan respuesta al no, deberías ponerte a cumplir todas las acciones que tengas por completar. Si empiezas a ver que tienes listas con acciones sin cumplir de días atrasados, tienes que plantearte si de verdad estás siguiendo una disciplina en GTD o estás llevando un caos organizado por listas y acciones.