¿Cómo hacer una factura en 2023? - Rápido y sencillo
- Adviser Cloud
- 30 de abril de 2020
- AUTÓNOMOS/EMPRESAS
Qué es una factura
Primero de todo, vamos a especificar, que es una factura... Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios. Ya sea entre empresas o de empresa a particular.
Hoy, queremos contarte como hacer una factura correctamente y sin que te puedan penalizar a la hora de entregarla y cuentes con total validez. Como todos sabemos, una vez que se terminan los trabajos, hay que cobrarlos emitiendo una factura de ventas.
Quién hace una factura por primera vez, siempre tiene la duda de que hay que incluir en la factura para que esté bien realizada y sirva para la presentación oficial de los impuestos correspondientes de nuestra actividad.
Empecemos por la primera duda que mas nos preguntan...
¿quien puede emitir una factura?
Cuando te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes saber es que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturación y que conforme a la misma, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Esto lo heredamos básicamente de los romanos. Ellos con el trueque y nosotros cambiando servicios/productos por dinero.
<h3< Cuándo emitir una factura
Puedes estar traanquil@, por que no hace falta que te des de alta cómo profesional independiente o en la seguridad social, hasta que tengas que presentar en ese trimestre los impuestos. Si por ejemplo, realizas una factura en enero, no hace falta que te des de alta hasta marzo, para poder presentar los impuestos como el IVA, IRPF... En ese primer trimestre.
Si estás aquí, imagino que no te dará por hacerlo a la manera tradicional, con papel y boli. Eso hoy en día, ni da fiabilidad ni confianza y prácticamente no tiene validez.
Estarás pensando, pues la realizo en Excel...
Sigue leyendo, que te voy a mostrar una forma más rápida y sencilla de hacerlas.
Las dudas para hacer facturas más comunes son:
- ¿Qué modelo de factura hay que usar?
- ¿Cómo hacer una factura si soy autónomo o una sociedad limitada?
- ¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo?
- ¿Qué datos son necesarios para facturar a mis clientes?
- ¿Cómo hacer facturas en Excel?
- ¿Cómo puedo realizar la facturación a terceros o facturación a nombre de terceros?
- ¿Cómo puedo hacerlo de una forma más fácil y automática?
Empecemos con ello...
¡Bien!, si estás aquí es por qué te has dado de alta ya como autónomo o has logrado crear tu sociedad limitada y por fin tienes creada tu propia empresa, o estás investigando como funciona poder ser empresa como un buen emprendedor, ¿Sabes cuál es la tarea que más vas a tener que realizar?. Hacer facturas a tus clientes.
a continuación te resolvemos todas las dudas para que puedas optimizar tu gestión o puedas entender la creación de una factura de venta.
Además te facilitamos un modelo de factura gratuito en excel y un software online de facturación.
Empecemos...
Elementos a incluir al hacer una factura:
No importa que las crees en Excel, con el editor Word o con un programa de gestión. Tendrás que crear facturas cada día a tus clientes que le prestas tus servicios a cambio de un importe económico.
Por suerte, contra más facturas crees, mejor. ¡Eso quiere decir que tu actividad como emprendedor va viento en popa!.
Sigue leyendo porque quiero contarte cómo puedes realizar una factura profesional y mejorar la imagen corporativa de tu negocio, a parte de poder automatizarlo.
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Tipos de factura
- Factura simplificada y el ticket
- Facturas proforma </li>
- Factura ordinarias
- Facturas rectificativas
- factura electrónica
- Duplicado de factura
- Factura recapitulativa
A continuación te explicamos todos los datos importantes que tiene que tener tu factura de venta para que sea válida o tu factura electrónica.
1º Los datos del emisor de la factura. En este caso, hablamos de tus datos fiscales.
- Nombre y apellidos si eres autónomo o nombre de la sociedad.
- El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
- El DNI si eres Autónomo o el CIF si eres una sociedad limitada.
También recomendamos añadir un número de contacto como puede ser tu móvil o el fijo de la empresa y tu correo electrónico.
2º Los datos del remitente de la factura.
- Nombre y apellidos si es autónomo o nombre de la sociedad de tu cliente.
- El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
- El DNI si es Autónomo o el CIF si es una sociedad limitada.
También recomendamos añadir algún teléfono de contacto y un correo electrónico. Estos datos te los tendrá que proporcionar tu cliente a la firma del contrato o a la hora de crear la factura.
3º El número de facturación o serie de facturación.
Tienen que ser correlativos todos los números de facturación de todas las facturas que realices. Te añadimos un ejemplo claro.
Si nuestra primera factura empieza por la, A-2020000001, nuestra segunda factura tendrá la serie, A-2020000002 y así correlativamente.
Esto es un dato fundamental para tu factura. No te puedes saltar ningún número de factura, ya que puedes tener problemas y sanciones a la hora de presentar tus impuestos.
4º Fecha de emisión de la factura.
Debemos reflejar la fecha en la que se emite esa factura. Tenemos que tener en cuenta que también tienen que ir de la par de las series de facturación anteriormente citadas, ya que no puede haber una factura con la serie A-20200009 y con la fecha de marzo, y otra con la serie A-20200005 con fecha de mayo.
5º Añadir en algún lado que es una factura de venta.
En tu factura, tiene que aparecer reflejado como título que es una factura de venta. ´Date cuenta que también podría ser un presupuesto de venta, o un albarán y pedido. Para distinguirlos añadimos su título correspondiente.
6º Los conceptos de tus productos o servicios.
Dentro de la creación de la factura, tendremos que añadir los conceptos y descripciones correspondientes de los servicios o productos realizados a ese cliente. También, tendremos que añadir:
- Concepto o descripción del producto o servicio. (Creación de tienda online)
- Unidades, horas etc… Vendidas o realizadas. (1)
- Los precio sin impuestos. (1500€)
- Impuesto del servicio o producto I.V.A o I.R.P.F. (21% o -15%)
- (Opcional) El descuento si lo tuviese. (15% o -150€)
Ten en cuenta que el I.V.A será aplicado con respecto a la cantidad de Impuesto de Valor Añadido que te pertenezca, Lo normal es que te aplique un 21%, excepto sea hiperreducido, reducido o exento.
La retención del I.R.P.F irá acorde a los autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
7º El total de la factura con el desglose de los impuestos y retenciones.
En el total de tu factura, tendrá que estar desglosado todos los importes como por ejemplo:
Ejemplo de un autónomo con I.V.A y retención:
- Base imponible: 1500€ (Es la suma de todos tus servicios sin ningún impuesto ni retención aplicada).
- Importe IVA 21%: 315,00 € (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
- Importe IRPF -15%: 225,00 € (Es la suma de las retenciones de cada concepto)
- Total: 1.590,00 € (Es el resultado del cálculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio menos la retención)
Este ejemplo está realizado para un autónomo que tenga aplicado un 21% de I.V.A y que tenga una retención del -15%. Si tú eres una sociedad, seguramente no tengas la retención y tendrás que realizar la factura ignorando este paso de la retención.
Ejemplo de una sociedad limitada con I.V.A:
- Base imponible: 1500€ (Es la suma de todos tus servicios sin ningún impuesto).
- Importe IVA 21%: 315,00 € (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
- Total: 1.815,00€ (Es el resultado del cálculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio)
8º Tus métodos de pago para la factura.
También tendrás que añadir cuáles son tus métodos de pago, para que tu cliente sepa de qué forma realizarte el pago. Puedes añadir tu cuenta bancaria, por ejemplo. Es la forma de pago más común.
Realizar una facturación a iva exento
Ten en cuenta, que también puedes realizar una facturación a iva exento para un cliente en concreto debido a su actividad profesional. En este caso, realizaríamos la factura igual, pero en el campo del IVA, añadiríamos 0%.
Este caso se suele dar cuando realizas una facturación b2b (De empresa a empresa). O como en el ejemplo de Andorra, que si emitimos una factura a una empresa de allí, tendrás que emitirla sin impuestos, con la siguiente coletilla añadida a la factura:
“Prestación de servicios no sujeta al IVA, según las normas de
localización de los artículos 69 y 70 de la Ley 37/1992 de 28
de diciembre del IVA.”.
Ten en cuenta todos estos consejos para la facturación de una empresa y podrás empezar a emitir facturas correctamente, ya seas un autónomo o una Sociedad limitada.
Cuándo emitir una factura
Ahora que ya sabes hacer facturas, y que elementos mínimos tiene que tener, vamos a ver, cuando es el momento de enviar una factura. básicamente, es cada vez que realices operaciones con tu actividad por la cual, te has dado de alta en la seguridad social. Es meramente un justificante que justifica que trabajo has realizado, y cuanto has cobrado por ello.
Recuerda, que siempre tienes que guardar una copia del documento que entregas. También, tienes que conservar la documentación de todos los documentos de facturas que te mandan tus proveedores ya sean empresarios o profesionales independientes. Pero importante, tienes que estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas.
En la presentación de la documentación en la Agencia Tributaria, también tienes que presentar aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.
Excepciones para no presentar factura
Te dejamos un listado de las operaciones con particulares donde no hace falta que generes o crees una factura:
- Operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)
- Las creadas por profesionales o empresarios en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
- Las relacionadas en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Siempre vas a estar obligado a crear y enviar factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
Ejemplo de una factura
A continuación, te añadimos un ejemplo de una factura. Esta factura está creada por un profesional independiente, que a su cliente le realiza servicios por horas prestadas. Como él es un profesional independiente, tiene que añadir el 21%de IVA y -15% del IRPF. La liquidación del IVA de la factura le corresponde pagarlo al trabajador autónomo y la retención del IRPF pagarla a la empresa destinataria de la factura.
¿Cómo puedo crear una factura con Excel?
Ahora que ya sabes que tiene que contener una factura, es la hora de empezar a crear tu primera factura. Hay infinidad de formas de cómo hacer una factura, pero te mostramos las formas más usadas para la creación de facturas.
Haciendo facturas en Excel
Es el editor más famoso para crear facturas a mano. Tiene sus ventajas y sus desventajas. Si facturas poco, podrás llevar toda la gestión controlada de tus facturas. En el momento que tu facturación sea mayor, se convertirá en una tarea tediosa y complicada de llevar.
Te dejamos a continuación algunas plantillas de factura en Excel
¿Cómo hacer facturas más fácil con un programa de facturación?
Desde Adviser Cloud esperamos que, con toda esta información, seas capaz de llevar por ti mismo la facturación de tu negocio, y te brindamos la ayuda de nuestro software de facturación y gestión para que te facilite el camino de la gestión de tu negocio.
Al realizar las facturas con Excel, tendrás que llevar tú el control de todas tus facturas y números de facturación, a la vez de tener que rellenar todos los datos de nuevo cada vez que realices una factura nueva.
Con Adviser Essentials no pasa eso. Automáticamente añade tus datos y los de tu cliente y tan solo tienes que añadir tus servicios y productos para que el programa de facturación te calcule todo los importes, impuestos y retenciones.
Una vez que creas la factura, con tan solo un click puedes mandársela por mail. ¡Y listo!
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