C贸mo Hacer una Factura en Espa帽a: Gu铆a Pr谩ctica y Consejos

Hacer una factura puede parecer una tarea simple, pero es importante conocer los requisitos que se deben cumplir para que la factura sea v谩lida. En este art铆culo, descubrir谩s la informaci贸n obligatoria que debes incluir, los tipos de factura existentes y los pasos necesarios para emitir una factura correctamente. Adem谩s, conocer谩s los aspectos legales y fiscales que debes tener en cuenta al hacer una factura. A continuaci贸n, te explicamos todo lo que necesitas saber para hacer una factura de manera eficiente y sin errores.

 

Índice

Qu茅 es una factura

Primero de todo, vamos a especificar, que es una factura... Una factura es un documento de car谩cter mercantil que recoge la informaci贸n relativa a una transacci贸n o compra venta de bienes o servicios.聽 Ya sea entre empresas o de empresa a particular.

 

Hoy, queremos contarte como hacer una factura correctamente y sin que te puedan penalizar a la hora de entregarla y cuentes con total validez. Como todos sabemos, una vez que se terminan los trabajos, hay que cobrarlos emitiendo una factura de ventas.
Qui茅n hace una factura por primera vez, siempre tiene la duda de que hay que incluir en la factura para que est茅 bien realizada y sirva para la presentaci贸n oficial de los impuestos correspondientes de nuestra actividad.

 

C贸mo hacer una factura

Saber c贸mo hacer una factura es fundamental para cualquier empresa o aut贸nomo que quiera llevar un control adecuado de sus operaciones. Una factura correctamente emitida puede evitar problemas fiscales y legales y mejorar la eficiencia de los negocios. A continuaci贸n, se detallan los requisitos, tipos y pasos para emitir una factura, as铆 como la fiscalidad, las leyes y las normativas que hay que tener en cuenta.

Empecemos por la primera duda que mas nos preguntan...

驴quien puede emitir una factura?

Cuando te planteas聽c贸mo hacer una factura, lo primero que debes saber es que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturaci贸n y que conforme a la misma, los aut贸nomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Esto lo heredamos b谩sicamente de los romanos. Ellos con el trueque y nosotros cambiando servicios/productos por dinero.

Cu谩ndo emitir una factura

Puedes estar traanquil@, por que no hace falta que te des de alta c贸mo profesional independiente o en la seguridad social, hasta que tengas que presentar en ese trimestre los impuestos. Si por ejemplo, realizas una factura en enero, no hace falta que te des de alta hasta marzo, para poder presentar los impuestos como el IVA, IRPF... En ese primer trimestre.

Si est谩s aqu铆, imagino que no te dar谩 por hacerlo a la manera tradicional, con papel y boli. Eso hoy en d铆a, ni da fiabilidad ni confianza y pr谩cticamente no tiene validez.
Estar谩s pensando, pues la realizo en Excel...

 

Sigue leyendo, que te voy a mostrar una forma m谩s r谩pida y sencilla de hacerlas.

 

Las dudas para hacer facturas m谩s comunes son:

 

  1. 驴Qu茅 modelo de factura hay que usar?
  2. 驴C贸mo hacer una factura si soy aut贸nomo o una sociedad limitada?
  3. 驴C贸mo hacer una factura sin ser aut贸nomo?
  4. 驴Qu茅 datos son necesarios para facturar a mis clientes?
  5. 驴C贸mo hacer facturas en Excel?
  6. 驴C贸mo puedo realizar la facturaci贸n a terceros o facturaci贸n a nombre de terceros?
  7. 驴C贸mo puedo hacerlo de una forma m谩s f谩cil y autom谩tica?

 

Empecemos con ello...

隆Bien!, si est谩s aqu铆 es por qu茅 te has dado de alta ya como aut贸nomo o has logrado crear tu sociedad limitada y por fin tienes creada tu propia empresa, o est谩s investigando como funciona poder ser empresa como un buen emprendedor, 驴Sabes cu谩l es la tarea que m谩s vas a tener que realizar?. Hacer facturas a tus clientes.
a continuaci贸n te resolvemos todas las dudas para que puedas optimizar tu gesti贸n o puedas entender la creaci贸n de una factura de venta.
Adem谩s te facilitamos un modelo de factura gratuito en excel y un software online de facturaci贸n.

Te cuento...

 

Elementos a incluir al hacer una factura:

No importa que las crees en Excel, con el editor Word o con un programa de gesti贸n. Tendr谩s que crear facturas cada d铆a a tus clientes que le prestas tus servicios a cambio de un importe econ贸mico.
Por suerte, contra m谩s facturas crees, mejor. 隆Eso quiere decir que tu actividad como emprendedor va viento en popa!.

 

Sigue leyendo porque quiero contarte c贸mo puedes realizar una factura profesional y mejorar la imagen corporativa de tu negocio, a parte de poder automatizarlo.

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Tipos de factura

 

Facturas ordinarias

Las facturas ordinarias incluyen todos los datos obligatorios y se pueden emitir en cualquier tipo de operaci贸n, tanto nacional como internacional.

 

Facturas simplificadas

Las facturas simplificadas son un tipo de factura simplificada que solo se utiliza en operaciones de ventas con un importe m谩ximo de 400 euros. Contienen menos informaci贸n que las facturas ordinarias.

 

Facturas rectificativas

Las facturas rectificativas se emiten para corregir errores en facturas ya emitidas o para modificar informaci贸n previamente registrada.

 

  • Factura simplificada y el ticket
  • Facturas proforma </li>
  • Factura ordinarias
  • Facturas rectificativas
  • factura electr贸nica
  • Duplicado de factura
  • Factura recapitulativa

 

A continuaci贸n te explicamos todos los datos importantes que tiene que tener tu factura de venta para que sea v谩lida o tu factura electr贸nica.

 

1潞 Los datos del emisor de la factura. En este caso, hablamos de tus datos fiscales.

Datos fiscales de una factura

 

  • Nombre y apellidos si eres aut贸nomo o nombre de la sociedad.
  • El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
  • El DNI si eres Aut贸nomo o el CIF si eres una sociedad limitada.

 

Tambi茅n recomendamos a帽adir un n煤mero de contacto como puede ser tu m贸vil o el fijo de la empresa y tu correo electr贸nico.

 

2潞 Los datos del remitente de la factura.

 

  • Nombre y apellidos si es aut贸nomo o nombre de la sociedad de tu cliente.
  • El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
  • El DNI si es Aut贸nomo o el CIF si es una sociedad limitada.

 

Tambi茅n recomendamos a帽adir alg煤n tel茅fono de contacto y un correo electr贸nico. Estos datos te los tendr谩 que proporcionar tu cliente a la firma del contrato o a la hora de crear la factura.

 

3潞 El n煤mero de facturaci贸n o serie de facturaci贸n.

Serie de facturaci贸n de una factura f
Tienen que ser correlativos todos los n煤meros de facturaci贸n de todas las facturas que realices. Te a帽adimos un ejemplo claro.
Si nuestra primera factura empieza por la, A-2020000001, nuestra segunda factura tendr谩 la serie, A-2020000002 y as铆 correlativamente.
Esto es un dato fundamental para tu factura. No te puedes saltar ning煤n n煤mero de factura, ya que puedes tener problemas y sanciones a la hora de presentar tus impuestos.

 

4潞 Fecha de emisi贸n de la factura.

Debemos reflejar la fecha en la que se emite esa factura. Tenemos que tener en cuenta que tambi茅n tienen que ir de la par de las series de facturaci贸n anteriormente citadas, ya que no puede haber una factura con la serie A-20200009 y con la fecha de marzo, y otra con la serie A-20200005 con fecha de mayo.

 

5潞 A帽adir en alg煤n lado que es una factura de venta.

En tu factura, tiene que aparecer reflejado como t铆tulo que es una factura de venta. 麓Date cuenta que tambi茅n podr铆a ser un presupuesto de venta, o un albar谩n y pedido. Para distinguirlos a帽adimos su t铆tulo correspondiente.

 

6潞 Los conceptos de tus productos o servicios.

Conceptos de una factura

Dentro de la creaci贸n de la factura, tendremos que a帽adir los conceptos y descripciones correspondientes de los servicios o productos realizados a ese cliente. Tambi茅n, tendremos que a帽adir:

 

  • Concepto o descripci贸n del producto o servicio. (Creaci贸n de tienda online)
  • Unidades, horas etc鈥 Vendidas o realizadas. (1)
  • Los precio sin impuestos. (1500鈧)
  • Impuesto del servicio o producto I.V.A o I.R.P.F. (21% o -15%)
  • (Opcional) El descuento si lo tuviese. (15% o -150鈧)

 

Ten en cuenta que el I.V.A ser谩 aplicado con respecto a la cantidad de Impuesto de Valor A帽adido que te pertenezca, Lo normal es que te aplique un 21%, excepto sea hiperreducido, reducido o exento.
La retenci贸n del I.R.P.F ir谩 acorde a los aut贸nomos profesionales que var铆a en su cuant铆a dependiendo de la retenci贸n que tengas (7% o 15%).

 

7潞 El total de la factura con el desglose de los impuestos y retenciones.

Desglose de una factura
En el total de tu factura, tendr谩 que estar desglosado todos los importes como por ejemplo:

 

Ejemplo de un aut贸nomo con I.V.A y retenci贸n:

  • Base imponible: 1500鈧 (Es la suma de todos tus servicios sin ning煤n impuesto ni retenci贸n aplicada).
  • Importe IVA 21%: 315,00 鈧 (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
  • Importe IRPF -15%: 225,00 鈧 (Es la suma de las retenciones de cada concepto)
  • Total: 1.590,00 鈧 (Es el resultado del c谩lculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio menos la retenci贸n)

 

Este ejemplo est谩 realizado para un aut贸nomo que tenga aplicado un 21% de I.V.A y que tenga una retenci贸n del -15%. Si t煤 eres una sociedad, seguramente no tengas la retenci贸n y tendr谩s que realizar la factura ignorando este paso de la retenci贸n.

 

Ejemplo de una sociedad limitada con I.V.A:

  • Base imponible: 1500鈧 (Es la suma de todos tus servicios sin ning煤n impuesto).
  • Importe IVA 21%: 315,00 鈧 (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
  • Total: 1.815,00鈧 (Es el resultado del c谩lculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio)

 

8潞 Tus m茅todos de pago para la factura.

Tambi茅n tendr谩s que a帽adir cu谩les son tus m茅todos de pago, para que tu cliente sepa de qu茅 forma realizarte el pago. Puedes a帽adir tu cuenta bancaria, por ejemplo. Es la forma de pago m谩s com煤n.

 

Realizar una facturaci贸n a iva exento

Ten en cuenta, que tambi茅n puedes realizar una facturaci贸n a iva exento para un cliente en concreto debido a su actividad profesional. En este caso, realizar铆amos la factura igual, pero en el campo del IVA, a帽adir铆amos 0%.
Este caso se suele dar cuando realizas una facturaci贸n b2b (De empresa a empresa). O como en el ejemplo de Andorra, que si emitimos una factura a una empresa de all铆, tendr谩s que emitirla sin impuestos, con la siguiente coletilla a帽adida a la factura:

鈥淧restaci贸n de servicios no sujeta al IVA, seg煤n las normas de
localizaci贸n de los art铆culos 69 y 70 de la Ley 37/1992 de 28
de diciembre del IVA.鈥.

 

 

Ten en cuenta todos estos consejos para la facturaci贸n de una empresa y podr谩s empezar a emitir facturas correctamente, ya seas un aut贸nomo o una Sociedad limitada.

 

Cu谩ndo emitir una factura

Ahora que ya sabes hacer facturas, y que elementos m铆nimos tiene que tener, vamos a ver, cuando es el momento de enviar una factura. b谩sicamente, es cada vez que realices operaciones con tu actividad por la cual, te has dado de alta en la seguridad social. Es meramente un justificante que justifica que trabajo has realizado, y cuanto has cobrado por ello.
Recuerda, que siempre tienes que guardar una copia del documento que entregas. Tambi茅n, tienes que conservar la documentaci贸n de todos los documentos de facturas que te mandan tus proveedores ya sean empresarios o profesionales independientes. Pero importante, tienes que estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas.
En la presentaci贸n de la documentaci贸n en la Agencia Tributaria, tambi茅n tienes que presentar aquellas que no est谩n sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un r茅gimen especial de IVA.

 

Excepciones para no presentar factura

Te dejamos un listado de las operaciones con particulares donde no hace falta que generes o crees una factura:

 

  • Operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)
  • Las creadas por profesionales o empresarios en el r茅gimen especial del recargo de equivalencia.
  • Las realizadas en r茅gimen simplificado del IVA, salvo que la determinaci贸n de las cuotas devengadas se efect煤e en atenci贸n al volumen de ingresos.
  • Las relacionadas en el r茅gimen especial de la agricultura, ganader铆a y pesca.

 

Siempre vas a estar obligado a crear y enviar factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que act煤e como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

 

Ejemplo de una factura

A continuaci贸n, te a帽adimos un ejemplo de una factura. Esta factura est谩 creada por un profesional independiente, que a su cliente le realiza servicios por horas prestadas. Como 茅l es un profesional independiente, tiene que a帽adir el 21%de IVA y -15% del IRPF. La liquidaci贸n del IVA de la factura le corresponde pagarlo al trabajador aut贸nomo y la retenci贸n del IRPF pagarla a la empresa destinataria de la factura.

Elementos obligatorios en una factura electr贸nica

Para que una factura electr贸nica sea v谩lida, debe cumplir con los mismos requisitos obligatorios que una factura en papel.

 

Fiscalidad de las facturas

IVA en las facturas

El IVA es el impuesto que se aplica en la mayor铆a de las operaciones comerciales en Espa帽a. La factura debe incluir el tipo impositivo correspondiente y la base imponible. Los aut贸nomos deben repercutir el IVA a sus clientes y las empresas pueden deducir el IVA soportado en las compras.

 

Facturaci贸n de operaciones intracomunitarias

Las operaciones intracomunitarias est谩n exentas de IVA en Espa帽a. Las facturas deben incluir la identificaci贸n del cliente y el NIF intracomunitario.

 

Facturaci贸n de operaciones con terceros pa铆ses

Las operaciones con terceros pa铆ses est谩n sujetas a las normativas fiscales espec铆ficas de cada pa铆s. Las facturas deben cumplir con los requisitos establecidos en el pa铆s de origen y en el pa铆s de destino de la operaci贸n.

 

Consecuencias fiscales por no emitir facturas

No emitir facturas puede tener consecuencias fiscales graves, como multas y sanciones econ贸micas por parte de la Agencia Tributaria. Tambi茅n puede llevar a disputas legales con clientes y proveedores.
Leyes y normativas en la facturaci贸n

 

Obligaciones legales

Las empresas y aut贸nomos deben cumplir con las leyes y normativas establecidas en materia de facturaci贸n, como la Ley del IVA y el Reglamento de Facturaci贸n.

 

Responsabilidades fiscales

Las empresas y aut贸nomos son responsables de emitir y conservar las facturas correctamente, adem谩s de cumplir con las obligaciones fiscales relativas a la facturaci贸n.

 

Leyes y normativas en la facturaci贸n

Obligaciones legales

Las empresas y aut贸nomos deben cumplir con las leyes y normativas establecidas en materia de facturaci贸n, como la Ley del IVA y el Reglamento de Facturaci贸n.

 

Responsabilidades fiscales

Las empresas y aut贸nomos son responsables de emitir y conservar las facturas correctamente, adem谩s de cumplir con las obligaciones fiscales relativas a la facturaci贸n.

 

Consejos y recomendaciones para hacer una factura

Para hacer una factura correctamente, se deben tener en cuenta los siguientes consejos y recomendaciones:

 

  • Utilizar programas de facturaci贸n homologados
  • Revisar la informaci贸n de la factura antes de emitirla
  • Comprobar la validez y la integridad de las facturas recibidas de los proveedores
  • Conservar las facturas y los justificantes de pago

 

Facturaci贸n en la compraventa

La facturaci贸n en la compraventa es una parte indispensable en cualquier negocio o transacci贸n comercial. En esta secci贸n, se explicar谩n los documentos necesarios, el proceso de compraventa y c贸mo se realiza la facturaci贸n, la informaci贸n que debe incluirse en la factura y el importe total de la operaci贸n.

 

Documentos necesarios en la compraventa

Para llevar a cabo una compraventa, es necesario disponer de ciertos documentos. El primero de ellos es el NIF o CIF, identificaci贸n fiscal que debe tener el vendedor y el comprador y que se debe incluir en la factura. Adem谩s, es importante indicar el domicilio fiscal de ambas partes y su raz贸n social para identificarlas correctamente.

 

Qu茅 es la compraventa y c贸mo funciona

La compraventa es el contrato por el cual una persona (vendedor) se obliga a transferir la propiedad de una cosa a otra persona (comprador) a cambio de un precio acordado. El comprador puede ser una persona f铆sica o jur铆dica.
El proceso de compraventa se inicia con la oferta del vendedor, la aceptaci贸n por parte del comprador y la formalizaci贸n del contrato de compraventa. Es importante que en el contrato se especifique claramente el objeto de la compraventa, el precio acordado, la forma de pago y las condiciones de entrega.

 

C贸mo se realiza la facturaci贸n en la compraventa

Para realizar la facturaci贸n en la compraventa, el vendedor debe emitir una factura en la que se detalle el objeto de la transacci贸n, el precio acordado y la forma de pago. Esta factura debe incluir informaci贸n detallada de ambas partes, as铆 como los documentos necesarios que se han mencionado anteriormente en la secci贸n 2.1.

 

Informaci贸n que debe incluir la factura en la compraventa

La factura en la compraventa debe incluir la informaci贸n necesaria para que se pueda identificar de manera clara tanto al vendedor como al comprador, as铆 como la descripci贸n del objeto de la transacci贸n, el precio y la forma de pago. Adem谩s, es importante indicar el n煤mero de factura, la fecha de emisi贸n y el tipo de IVA aplicable.

 

  • Identificaci贸n del vendedor y del comprador: nombre o raz贸n social, domicilio y NIF o CIF.
  • Descripci贸n detallada del objeto de la compraventa: cantidad, calidad y precio unitario.
  • Importe total de la operaci贸n: precio total sin IVA y su desglose (base imponible del IVA y cuota del IVA).
  • Tipo de IVA aplicable: en funci贸n del tipo de bien o servicio vendido.
  • Fecha de emisi贸n, n煤mero de factura y forma de pago.

 

Importe total de la compraventa

El importe total de la compraventa incluye el precio acordado m谩s los impuestos aplicables, como el IVA. Es importante que en la factura se desglose el importe total y se especifiquen las tarifas y al铆cuotas de los impuestos aplicables.

 

Facturaci贸n simplificada

La facturaci贸n simplificada es una modalidad de factura que se puede utilizar en determinados supuestos, como por ejemplo, en ventas al por menor o servicios de escasa cuant铆a. A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada tiene menos exigencias, pero debe incluir cierta informaci贸n obligatoria que permita identificar la operaci贸n.

 

Requisitos para emitir una factura simplificada

Los requisitos para emitir una factura simplificada son:

 

  • Nombre y apellidos del vendedor o prestador de servicios
  • N煤mero de identificaci贸n fiscal del vendedor o prestador de servicios
  • N煤mero y serie de la factura
  • Fecha de expedici贸n de la factura
  • Descripci贸n de la venta o servicio prestado
  • Importe total de la operaci贸n, con indicaci贸n expresa de si incluye o no los impuestos

 

Facturaci贸n rectificativa

Cuando una factura no cumple con los requerimientos legales o contiene errores, es posible emitir una factura rectificativa para corregir dichos errores. Las facturas rectificativas no pueden extinguir ni modificar el derecho a las deducciones del IVA que se hayan generado con anterioridad.

 

Emisi贸n de una factura rectificativa

Para emitir una factura rectificativa, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

 

  • Identificaci贸n de la factura rectificada: se debe identificar la factura a la que corrige la factura rectificativa
  • Motivo de la rectificaci贸n: debe indicarse el motivo por el que se emite la factura rectificativa, pudiendo ser por errores en precios, cantidades, impuestos, etc.
  • Modificaci贸n de la factura: la factura rectificativa debe contener la informaci贸n correcta y modificada
  • Fecha de emisi贸n de la factura rectificativa: debe constar la fecha de emisi贸n de la factura rectificativa
  • Importe total a rectificar: se debe identificar el importe que se rectifica, indicando si es un aumento o una disminuci贸n respecto a la factura original.
  • Impuestos correspondientes: la factura rectificativa debe incluir los impuestos correspondientes a la rectificaci贸n

 

La facturaci贸n simplificada y rectificativa son dos modalidades a tener en cuenta en la emisi贸n de facturas, ya que permiten corregir errores de facturaci贸n y adaptarse a ciertas operaciones especiales. No obstante, se debe tener presente que el incumplimiento de los requisitos legales en la facturaci贸n puede acarrear sanciones y problemas fiscales.

 

驴C贸mo puedo crear una factura con Excel?

Ahora que ya sabes que tiene que contener una factura, es la hora de empezar a crear tu primera factura. Hay infinidad de formas de c贸mo hacer una factura, pero te mostramos las formas m谩s usadas para la creaci贸n de facturas.

 

Haciendo facturas en Excel

Es el editor m谩s famoso para crear facturas a mano. Tiene sus ventajas y sus desventajas. Si facturas poco, podr谩s llevar toda la gesti贸n controlada de tus facturas. En el momento que tu facturaci贸n sea mayor, se convertir谩 en una tarea tediosa y complicada de llevar.

 

Te dejamos a continuaci贸n algunas plantillas de factura en Excel

 

Elecci贸n del programa o m茅todo de emisi贸n de facturas

驴C贸mo hacer facturas m谩s f谩cil con un programa de facturaci贸n?

Existen diversos programas inform谩ticos y aplicaciones que permiten emitir facturas electr贸nicas de manera sencilla. Estos programas deben garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de la factura.
Desde Adviser Cloud esperamos que, con toda esta informaci贸n, seas capaz de llevar por ti mismo la facturaci贸n de tu negocio, y te brindamos la ayuda de nuestro software de facturaci贸n y gesti贸n para que te facilite el camino de la gesti贸n de tu negocio.

Al realizar las facturas con Excel, tendr谩s que llevar t煤 el control de todas tus facturas y n煤meros de facturaci贸n, a la vez de tener que rellenar todos los datos de nuevo cada vez que realices una factura nueva.

 

Con Adviser Essentials no pasa eso. Autom谩ticamente a帽ade tus datos y los de tu cliente y tan solo tienes que a帽adir tus servicios y productos para que el programa de facturaci贸n te calcule todo los importes, impuestos y retenciones.
Una vez que creas la factura, con tan solo un click puedes mand谩rsela por mail. 隆Y listo!

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