Hacer una factura puede parecer una tarea simple, pero es importante conocer los requisitos que se deben cumplir para que la factura sea válida. En este artículo, descubrirás la información obligatoria que debes incluir, los tipos de factura existentes y los pasos necesarios para emitir una factura correctamente. Además, conocerás los aspectos legales y fiscales que debes tener en cuenta al hacer una factura. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para hacer una factura de manera eficiente y sin errores.
Qué es una factura
Primero de todo, vamos a especificar, que es una factura... Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios. Ya sea entre empresas o de empresa a particular.
Hoy, queremos contarte como hacer una factura correctamente y sin que te puedan penalizar a la hora de entregarla y cuentes con total validez. Como todos sabemos, una vez que se terminan los trabajos, hay que cobrarlos emitiendo una factura de ventas.
Quien hace una factura por primera vez, siempre tiene la duda de que hay que incluir en la factura para que esté bien realizada y sirva para la presentación oficial de los impuestos correspondientes de nuestra actividad.
Cómo hacer una factura
Saber cómo hacer una factura es fundamental para cualquier empresa o autónomo que quiera llevar un control adecuado de sus operaciones. Una factura correctamente emitida puede evitar problemas fiscales y legales y mejorar la eficiencia de los negocios. A continuación, se detallan los requisitos, tipos y pasos para emitir una factura, así como la fiscalidad, las leyes y las normativas que hay que tener en cuenta.
Empecemos por la primera duda que mas nos preguntan...
¿quien puede emitir una factura?
Cuando te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes saber es que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturación y que conforme a la misma, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Esto lo heredamos básicamente de los romanos. Ellos con el trueque y nosotros cambiando servicios/productos por dinero.
Cuándo emitir una factura
Puedes estar traanquil@, por que no hace falta que te des de alta cómo profesional independiente o en la seguridad social, hasta que tengas que presentar en ese trimestre los impuestos. Si por ejemplo, realizas una factura en enero, no hace falta que te des de alta hasta marzo, para poder presentar los impuestos como el IVA, IRPF... En ese primer trimestre.
Si estás aquí, imagino que no te dará por hacerlo a la manera tradicional, con papel y boli. Eso hoy en día, ni da fiabilidad ni confianza y prácticamente no tiene validez.
Estarás pensando, pues la realizo en Excel...
Te dejamos a continuación algunas plantillas de factura en Excel
Tan solo pon tu mail y te las mandamos por correo instantáneamente.
Sigue leyendo, que te voy a mostrar una forma más rápida y sencilla de hacerlas.
Las dudas para hacer facturas más comunes son:
- ¿Qué modelo de factura hay que usar?
- ¿Cómo hacer una factura si soy autónomo o una sociedad limitada?
- ¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo?
- ¿Qué datos son necesarios para facturar a mis clientes?
- ¿Cómo hacer facturas en Excel?
- ¿Cómo puedo realizar la facturación a terceros o facturación a nombre de terceros?
- ¿Cómo puedo hacerlo de una forma más fácil y automática?
Empecemos con ello...
¡Bien!, si estás aquí es por qué te has dado de alta ya como autónomo o has logrado crear tu sociedad limitada y por fin tienes creada tu propia empresa, o estás investigando como funciona poder ser empresa como un buen emprendedor, ¿Sabes cuál es la tarea que más vas a tener que realizar?. Hacer facturas a tus clientes.
a continuación te resolvemos todas las dudas para que puedas optimizar tu gestión o puedas entender la creación de una factura de venta.
Además te facilitamos un modelo de factura gratuito en excel y un software online de facturación.
Te cuento...
Elementos a incluir al hacer una factura:
No importa que las crees en Excel, con el editor Word o con un programa de gestión. Tendrás que crear facturas cada día a tus clientes que le prestas tus servicios a cambio de un importe económico.
Por suerte, contra más facturas crees, mejor. ¡Eso quiere decir que tu actividad como emprendedor va viento en popa!.
Sigue leyendo porque quiero contarte cómo puedes realizar una factura profesional y mejorar la imagen corporativa de tu negocio, a parte de poder automatizarlo.
Descarga aquí las facturas
Tipos de factura
Facturas ordinarias
Las facturas ordinarias incluyen todos los datos obligatorios y se pueden emitir en cualquier tipo de operación, tanto nacional como internacional.
Facturas simplificadas
Las facturas simplificadas son un tipo de factura simplificada que solo se utiliza en operaciones de ventas con un importe máximo de 400 euros. Contienen menos información que las facturas ordinarias.
Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas se emiten para corregir errores en facturas ya emitidas o para modificar información previamente registrada.
- Factura simplificada y el ticket
- Facturas proforma </li>
- Factura ordinarias
- Facturas rectificativas
- factura electrónica
- Duplicado de factura
- Factura recapitulativa
A continuación te explicamos todos los datos importantes que tiene que tener tu factura de venta para que sea válida o tu factura electrónica.
1º Los datos del emisor de la factura. En este caso, hablamos de tus datos fiscales.
- Nombre y apellidos si eres autónomo o nombre de la sociedad.
- El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
- El DNI si eres Autónomo o el CIF si eres una sociedad limitada.
También recomendamos añadir un número de contacto como puede ser tu móvil o el fijo de la empresa y tu correo electrónico.
2º Los datos del remitente de la factura.
- Nombre y apellidos si es autónomo o nombre de la sociedad de tu cliente.
- El domicilio de la actividad o de las escrituras de la sociedad.
- El DNI si es Autónomo o el CIF si es una sociedad limitada.
También recomendamos añadir algún teléfono de contacto y un correo electrónico. Estos datos te los tendrá que proporcionar tu cliente a la firma del contrato o a la hora de crear la factura.
3º El número de facturación o serie de facturación.
Tienen que ser correlativos todos los números de facturación de todas las facturas que realices. Te añadimos un ejemplo claro.
Si nuestra primera factura empieza por la, A-2020000001, nuestra segunda factura tendrá la serie, A-2020000002 y así correlativamente.
Esto es un dato fundamental para tu factura. No te puedes saltar ningún número de factura, ya que puedes tener problemas y sanciones a la hora de presentar tus impuestos.
4º Fecha de emisión de la factura.
Debemos reflejar la fecha en la que se emite esa factura. Tenemos que tener en cuenta que también tienen que ir de la par de las series de facturación anteriormente citadas, ya que no puede haber una factura con la serie A-20200009 y con la fecha de marzo, y otra con la serie A-20200005 con fecha de mayo.
5º Añadir en algún lado que es una factura de venta.
En tu factura, tiene que aparecer reflejado como título que es una factura de venta. ´Date cuenta que también podría ser un presupuesto de venta, o un albarán y pedido. Para distinguirlos añadimos su título correspondiente.
6º Los conceptos de tus productos o servicios.
Dentro de la creación de la factura, tendremos que añadir los conceptos y descripciones correspondientes de los servicios o productos realizados a ese cliente. También, tendremos que añadir:
- Concepto o descripción del producto o servicio. (Creación de tienda online)
- Unidades, horas etc… Vendidas o realizadas. (1)
- Los precio sin impuestos. (1500€)
- Impuesto del servicio o producto I.V.A o I.R.P.F. (21% o -15%)
- (Opcional) El descuento si lo tuviese. (15% o -150€)
Ten en cuenta que el I.V.A será aplicado con respecto a la cantidad de Impuesto de Valor Añadido que te pertenezca, Lo normal es que te aplique un 21%, excepto sea hiperreducido, reducido o exento.
La retención del I.R.P.F irá acorde a los autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
7º El total de la factura con el desglose de los impuestos y retenciones.
En el total de tu factura, tendrá que estar desglosado todos los importes como por ejemplo:
Ejemplo de un autónomo con I.V.A y retención:
- Base imponible: 1500€ (Es la suma de todos tus servicios sin ningún impuesto ni retención aplicada).
- Importe IVA 21%: 315,00 € (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
- Importe IRPF -15%: 225,00 € (Es la suma de las retenciones de cada concepto)
- Total: 1.590,00 € (Es el resultado del cálculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio menos la retención)
Este ejemplo está realizado para un autónomo que tenga aplicado un 21% de I.V.A y que tenga una retención del -15%. Si tú eres una sociedad, seguramente no tengas la retención y tendrás que realizar la factura ignorando este paso de la retención.
Te dejamos a continuación algunas plantillas de factura en Excel
Tan solo pon tu mail y te las mandamos por correo instantáneamente.
Ejemplo de una sociedad limitada con I.V.A:
- Base imponible: 1500€ (Es la suma de todos tus servicios sin ningún impuesto).
- Importe IVA 21%: 315,00 € (Es la suma del I.V.A de todos los conceptos).
- Total: 1.815,00€ (Es el resultado del cálculo de los impuestos junto con la base imponible de tu producto o servicio)
8º Tus métodos de pago para la factura.
También tendrás que añadir cuáles son tus métodos de pago, para que tu cliente sepa de qué forma realizarte el pago. Puedes añadir tu cuenta bancaria, por ejemplo. Es la forma de pago más común.
Realizar una facturación a iva exento
Ten en cuenta, que también puedes realizar una facturación a iva exento para un cliente en concreto debido a su actividad profesional. En este caso, realizaríamos la factura igual, pero en el campo del IVA, añadiríamos 0%.
Este caso se suele dar cuando realizas una facturación b2b (De empresa a empresa). O como en el ejemplo de Andorra, que si emitimos una factura a una empresa de allí, tendrás que emitirla sin impuestos, con la siguiente coletilla añadida a la factura:
“Prestación de servicios no sujeta al IVA, según las normas de
localización de los artículos 69 y 70 de la Ley 37/1992 de 28
de diciembre del IVA.”.
Ten en cuenta todos estos consejos para la facturación de una empresa y podrás empezar a emitir facturas correctamente, ya seas un autónomo o una Sociedad limitada.
Cuándo emitir una factura
Ahora que ya sabes hacer facturas, y que elementos mínimos tiene que tener, vamos a ver, cuando es el momento de enviar una factura. básicamente, es cada vez que realices operaciones con tu actividad por la cual, te has dado de alta en la seguridad social. Es meramente un justificante que justifica que trabajo has realizado, y cuanto has cobrado por ello.
Recuerda, que siempre tienes que guardar una copia del documento que entregas. También, tienes que conservar la documentación de todos los documentos de facturas que te mandan tus proveedores ya sean empresarios o profesionales independientes. Pero importante, tienes que estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas.
En la presentación de la documentación en la Agencia Tributaria, también tienes que presentar aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.
Excepciones para no presentar factura
Te dejamos un listado de las operaciones con particulares donde no hace falta que generes o crees una factura:
- Operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)
- Las creadas por profesionales o empresarios en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
- Las relacionadas en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Siempre vas a estar obligado a crear y enviar factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
Ejemplo de una factura
A continuación, te añadimos un ejemplo de una factura. Esta factura está creada por un profesional independiente, que a su cliente le realiza servicios por horas prestadas. Como él es un profesional independiente, tiene que añadir el 21%de IVA y -15% del IRPF. La liquidación del IVA de la factura le corresponde pagarlo al trabajador autónomo y la retención del IRPF pagarla a la empresa destinataria de la factura.
Elementos obligatorios en una factura electrónica
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con los mismos requisitos obligatorios que una factura en papel.
Fiscalidad de las facturas
IVA en las facturas
El IVA es el impuesto que se aplica en la mayoría de las operaciones comerciales en España. La factura debe incluir el tipo impositivo correspondiente y la base imponible. Los autónomos deben repercutir el IVA a sus clientes y las empresas pueden deducir el IVA soportado en las compras.
Facturación de operaciones intracomunitarias
Las operaciones intracomunitarias están exentas de IVA en España. Las facturas deben incluir la identificación del cliente y el NIF intracomunitario.
Facturación de operaciones con terceros países
Las operaciones con terceros países están sujetas a las normativas fiscales específicas de cada país. Las facturas deben cumplir con los requisitos establecidos en el país de origen y en el país de destino de la operación.
Consecuencias fiscales por no emitir facturas
No emitir facturas puede tener consecuencias fiscales graves, como multas y sanciones económicas por parte de la Agencia Tributaria. También puede llevar a disputas legales con clientes y proveedores.
Leyes y normativas en la facturación
Obligaciones legales
Las empresas y autónomos deben cumplir con las leyes y normativas establecidas en materia de facturación, como la Ley del IVA y el Reglamento de Facturación.
Responsabilidades fiscales
Las empresas y autónomos son responsables de emitir y conservar las facturas correctamente, además de cumplir con las obligaciones fiscales relativas a la facturación.
Leyes y normativas en la facturación
Obligaciones legales
Las empresas y autónomos deben cumplir con las leyes y normativas establecidas en materia de facturación, como la Ley del IVA y el Reglamento de Facturación.
Responsabilidades fiscales
Las empresas y autónomos son responsables de emitir y conservar las facturas correctamente, además de cumplir con las obligaciones fiscales relativas a la facturación.
Consejos y recomendaciones para hacer una factura
Para hacer una factura correctamente, se deben tener en cuenta los siguientes consejos y recomendaciones:
- Utilizar programas de facturación homologados
- Revisar la información de la factura antes de emitirla
- Comprobar la validez y la integridad de las facturas recibidas de los proveedores
- Conservar las facturas y los justificantes de pago
Facturación en la compraventa
La facturación en la compraventa es una parte indispensable en cualquier negocio o transacción comercial. En esta sección, se explicarán los documentos necesarios, el proceso de compraventa y cómo se realiza la facturación, la información que debe incluirse en la factura y el importe total de la operación.
Documentos necesarios en la compraventa
Para llevar a cabo una compraventa, es necesario disponer de ciertos documentos. El primero de ellos es el NIF o CIF, identificación fiscal que debe tener el vendedor y el comprador y que se debe incluir en la factura. Además, es importante indicar el domicilio fiscal de ambas partes y su razón social para identificarlas correctamente.
Qué es la compraventa y cómo funciona
La compraventa es el contrato por el cual una persona (vendedor) se obliga a transferir la propiedad de una cosa a otra persona (comprador) a cambio de un precio acordado. El comprador puede ser una persona física o jurídica.
El proceso de compraventa se inicia con la oferta del vendedor, la aceptación por parte del comprador y la formalización del contrato de compraventa. Es importante que en el contrato se especifique claramente el objeto de la compraventa, el precio acordado, la forma de pago y las condiciones de entrega.
Cómo se realiza la facturación en la compraventa
Para realizar la facturación en la compraventa, el vendedor debe emitir una factura en la que se detalle el objeto de la transacción, el precio acordado y la forma de pago. Esta factura debe incluir información detallada de ambas partes, así como los documentos necesarios que se han mencionado anteriormente en la sección 2.1.
Información que debe incluir la factura en la compraventa
La factura en la compraventa debe incluir la información necesaria para que se pueda identificar de manera clara tanto al vendedor como al comprador, así como la descripción del objeto de la transacción, el precio y la forma de pago. Además, es importante indicar el número de factura, la fecha de emisión y el tipo de IVA aplicable.
- Identificación del vendedor y del comprador: nombre o razón social, domicilio y NIF o CIF.
- Descripción detallada del objeto de la compraventa: cantidad, calidad y precio unitario.
- Importe total de la operación: precio total sin IVA y su desglose (base imponible del IVA y cuota del IVA).
- Tipo de IVA aplicable: en función del tipo de bien o servicio vendido.
- Fecha de emisión, número de factura y forma de pago.
Importe total de la compraventa
El importe total de la compraventa incluye el precio acordado más los impuestos aplicables, como el IVA. Es importante que en la factura se desglose el importe total y se especifiquen las tarifas y alícuotas de los impuestos aplicables.
Facturación simplificada
La facturación simplificada es una modalidad de factura que se puede utilizar en determinados supuestos, como por ejemplo, en ventas al por menor o servicios de escasa cuantía. A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada tiene menos exigencias, pero debe incluir cierta información obligatoria que permita identificar la operación.
Requisitos para emitir una factura simplificada
Los requisitos para emitir una factura simplificada son:
- Nombre y apellidos del vendedor o prestador de servicios
- Número de identificación fiscal del vendedor o prestador de servicios
- Número y serie de la factura
- Fecha de expedición de la factura
- Descripción de la venta o servicio prestado
- Importe total de la operación, con indicación expresa de si incluye o no los impuestos
Facturación rectificativa
Cuando una factura no cumple con los requerimientos legales o contiene errores, es posible emitir una factura rectificativa para corregir dichos errores. Las facturas rectificativas no pueden extinguir ni modificar el derecho a las deducciones del IVA que se hayan generado con anterioridad.
Emisión de una factura rectificativa
Para emitir una factura rectificativa, se debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Identificación de la factura rectificada: se debe identificar la factura a la que corrige la factura rectificativa
- Motivo de la rectificación: debe indicarse el motivo por el que se emite la factura rectificativa, pudiendo ser por errores en precios, cantidades, impuestos, etc.
- Modificación de la factura: la factura rectificativa debe contener la información correcta y modificada
- Fecha de emisión de la factura rectificativa: debe constar la fecha de emisión de la factura rectificativa
- Importe total a rectificar: se debe identificar el importe que se rectifica, indicando si es un aumento o una disminución respecto a la factura original.
- Impuestos correspondientes: la factura rectificativa debe incluir los impuestos correspondientes a la rectificación
La facturación simplificada y rectificativa son dos modalidades a tener en cuenta en la emisión de facturas, ya que permiten corregir errores de facturación y adaptarse a ciertas operaciones especiales. No obstante, se debe tener presente que el incumplimiento de los requisitos legales en la facturación puede acarrear sanciones y problemas fiscales.
¿Cómo puedo crear una factura con Excel?
Ahora que ya sabes que tiene que contener una factura, es la hora de empezar a crear tu primera factura. Hay infinidad de formas de cómo hacer una factura, pero te mostramos las formas más usadas para la creación de facturas.
Haciendo facturas en Excel
Es el editor más famoso para crear facturas a mano. Tiene sus ventajas y sus desventajas. Si facturas poco, podrás llevar toda la gestión controlada de tus facturas. En el momento que tu facturación sea mayor, se convertirá en una tarea tediosa y complicada de llevar.
Te dejamos a continuación algunas plantillas de factura en Excel
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Elección del programa o método de emisión de facturas
¿Cómo hacer facturas más fácil con un programa de facturación?
Existen diversos programas informáticos y aplicaciones que permiten emitir facturas electrónicas de manera sencilla. Estos programas deben garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de la factura.
Desde Adviser Cloud esperamos que, con toda esta información, seas capaz de llevar por ti mismo la facturación de tu negocio, y te brindamos la ayuda de nuestro software de facturación y gestión para que te facilite el camino de la gestión de tu negocio.
Al realizar las facturas con Excel, tendrás que llevar tú el control de todas tus facturas y números de facturación, a la vez de tener que rellenar todos los datos de nuevo cada vez que realices una factura nueva.
Con Adviser Essentials no pasa eso. Automáticamente añade tus datos y los de tu cliente y tan solo tienes que añadir tus servicios y productos para que el programa de facturación te calcule todo los importes, impuestos y retenciones.
Una vez que creas la factura, con tan solo un click puedes mandársela por mail. ¡Y listo!
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